Privacyverklaring

vikket.be is een platform waarop verenigingen hun eetfestijn of evenement organiseren: online reserveren en betalen, een kassa en een keukenscherm. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

vikket.be wordt uitgebaat door Viktor Dries, eenmanszaak, Mispelaarstraat 44, 3600 Genk, België, ondernemingsnummer BE 1026.676.110. Vragen over privacy: privacy@vikket.be.

2. Twee rollen

• Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens van wie een account heeft op vikket.be (beheerders en medewerkers van verenigingen) en voor de facturatie aan verenigingen.
• De vereniging is verantwoordelijk voor de gegevens van haar gasten: wie reserveert, een ticket koopt of aan de kassa afrekent. Wij verwerken die gegevens enkel in opdracht van de vereniging, volgens de verwerkersovereenkomst. Wil je als gast je gegevens inzien of laten wissen, neem dan contact op met de vereniging. Lukt dat niet, mail ons gerust.

3. Welke gegevens en waarom

Accounts van verenigingen. Naam, e-mailadres, wachtwoord (enkel als onleesbare hash, Argon2id), de sleutel voor tweestapsverificatie, je rol in de vereniging, en een logboek van belangrijke acties met datum en IP-adres. Medewerkers aan de kassa kunnen ook een account hebben met enkel een naam en een pincode. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.

Facturatie. Naam, adres, e-mailadres en eventueel btw-nummer van de vereniging, en wat ze betaalde. Grondslag: de overeenkomst en onze wettelijke boekhoudplicht.

Gasten (namens de vereniging). Wat de vereniging in haar reservatieformulier vraagt: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en een opmerking. Daarnaast het aantal personen, de bestelling, de reservatiecode en de status van de betaling. Aan de kassa: de bestellingen en betalingen per tafel, en het e-mailadres als de gast een bonnetje per mail vraagt.

Technische gegevens. Je IP-adres wordt kort bewaard om misbruik tegen te gaan (te veel pogingen om in te loggen of te reserveren). Van elke verstuurde mail houden we de ontvanger, het onderwerp en de status bij, niet de inhoud.

4. Cookies

We gebruiken enkel cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken: een sessiecookie om ingelogd te blijven, een beveiligingstoken tegen vervalste verzoeken, en op een gekoppelde kassa een cookie die het toestel herkent. Er zijn geen advertentie- of analysecookies, en we volgen je niet over andere websites. Op het reservatieformulier kan Cloudflare Turnstile een controle doen om robots tegen te houden.

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens. We werken met deze verwerkers, enkel voor wat ze nodig hebben:

• Hosting: servers in de Europese Unie. Daar staan de database en alle bestanden.
• Dcube (jouwdomein.be), België: verzenden van e-mails (bevestigingen, uitnodigingen, bonnetjes).
• Mollie B.V., Nederland: online betalingen. Voor betalingen aan een vereniging is Mollie zelf ook verantwoordelijk voor de betaalgegevens; zie de privacyverklaring van Mollie.
• Sentry (Functional Software, Inc.), VS: melding van technische fouten. We sturen geen inhoud van formulieren, cookies of zoekopdrachten mee, enkel een technische gebruikers-id en de vereniging.
• Cloudflare, Inc., VS: Turnstile, de controle tegen robots op het reservatieformulier.
• Als een vereniging een betaalterminal koppelt: Viva Wallet of SumUp, voor de kaartbetalingen aan haar kassa.

Voor Sentry en Cloudflare kunnen gegevens buiten de EU terechtkomen. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Accountgegevens: zolang het account bestaat.
• Gegevens van gasten: zolang de vereniging ze nodig heeft. Vraagt de vereniging om ze te wissen (van één gast, een evenement of alles), of stopt ze met vikket.be, dan wissen we ze binnen 30 dagen.
• Ontvangers in het mailoverzicht: 90 dagen, daarna gewist.
• Facturen en betalingen aan ons: 10 jaar, zoals de boekhoudwetgeving vraagt.
• Sessies: verlopen na 7 dagen zonder gebruik (aan de kassa na 12 uur).

7. Beveiliging

Verbindingen zijn altijd versleuteld (HTTPS). De gegevens van elke vereniging zijn in de database van elkaar gescheiden, zodat een vereniging nooit gegevens van een andere vereniging kan zien. Beheerders gebruiken tweestapsverificatie. Sleutels voor betaaldiensten worden versleuteld bewaard.

8. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen. Mail naar privacy@vikket.be; we antwoorden binnen een maand. Gaat het over een reservatie, dan sturen we je vraag door naar de vereniging, die verantwoordelijk is. Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

9. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als de dienst verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we de verenigingen per mail.